Kyocera Control/IQ4docs

Die Softwarelösung, die für eine tägliche Arbeitserleichterung und für sichere Dokumentenprozesse sorgt, denn Dokumente werden sicher, effizient und komfortabel verarbeitet. Sie steuert und kontrolliert alle Druck-, Kopier-, Scan- und Faxprozesse einer Organisation.

Wer kennt diese Situationen nicht? Lange Warteschlangen am Drucker, gerade dann, wenn man selbst unter Zeitdruck steht? Kollegen haben Einsicht auf vertraute Dokumente, die aus dem Drucker kommen oder in einem gemeinsamen Scanordner liegen? Oder einfach das lästige und zeitaufwendige Suchen von eingescannten Dateien, die man einfach nicht wiederfinden kann.

Die leistungsstarke Softwarelösung Kyocera Control/IQ4docs hilft Unternehmen diese Herausforderungen zu lösen. Durch Print & Follow können Sie Ihre Druckaufträge jederzeit und absolut sicher an einem Multifunktionssystem Ihrer Wahl abrufen.

Da alle Applikationen – ob am Gerät oder am PC – die gleiche moderne und leicht verständliche  Bedienkonzeption haben, finden sich alle Mitarbeiter leicht zurecht. Die bestehenden Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens werden individuell nachgebildet und entsprechend in der Software integriert.

Eine zentrale Verwaltung aller Ausgabegeräte hilft dabei IT-Prozesse effizienter zu gestalten. Durch individuelle Druckregeln gelangen z.B. Druckjobs ohne Umwege zu den festgelegten Ausgabesystemen. Ebenso gezielt können auch Scans verarbeitet und verteilt werden.

Kyocera Control/IQ4docs verfügt über Schnittstellen, über die es nahtlos in die IT- und Dokumentenstruktur eingebunden oder an weitere Systeme, wie zum Beispiel ein DMS, angebunden werden kann.

Authentifizierung:

Durch die Follow-Me Print Funktion kann der Benutzer seinen Druckauftrag an einem beliebigen Multifunktionsgerät abholen. Durch das anwenderbezogene Login am Multifunktionsgerät wird jedem Benutzer eine speziell auf seine Anforderungen zugeschnittene Bedieneroberfläche zur Verfügung gestellt:

  • Anmeldung mit PIN
  • Anmeldung mit Benutzername und Passwort
  • RFID (Chipkarte, Mitarbeiterausweis)

Vertraulicher Druck:

  • Informationen zu den gespeicherten Druckaufträgen stehen am Multifunktionsgerät Ihrer Wahl zur Verfügung.
  • Einzelne, mehrere oder alle Druckaufträge können am Display gestartet werden.
  • Eigenschaften des Druckauftrages können verändert werden (z.B. Farbe/SW, einseitiges/zweiseitiges Drucken, Seitenauswahl und vieles mehr).

Individuelles Kopiermenü:

  • Intelligente, ergonomische und intuitive Zusammenstellung der wichtigsten Funktionen.
  • Häufig benutzte Einstellungen beim Kopieren könne durch Antippen des Favoritensterns oben rechts mit einem Namen versehen und auf der Homeseite gespeichert werden. So stehen sie direkt nach dem Anmelden zu Verfügung.

Personalisiertes Scanmenü:

  • Dokumente können in unterschiedliche Formate von PDF WORD oder EXCEL und andere umgewandelt und auf verschiedenen Zielen gespeichert.
  • Dieses können Ordner, E-Mail, USB, Clouddienste und andere sein.
  • Dokumente können mit OCR (Texterkennung) bearbeitet werden.
  • Neu: Beim Scan zu SMB kann am Gerät die Ordnerstruktur des Zielservers durchsucht werden um das Scanverzeichnis auszuwählen.

Individuelle Workflows:

  • Individuell abgestimmt auf die Workflows Ihres Unternehmens.
  • Ein Dokumentenstapel kann z.B. automatisch im Duplexverfahren eingezogen, die leeren Rückseiten entfernt, Schrägeinzüge geradegerückt werden.
  • Mehrere Dokumente können gleichzeitig an verschiedenen Orten abgelegt werden.

WebClient:

  • Obwohl mit den Menüs am Multfunktionsgerät nahezu alles erledigt werden kann, bietet der WebClient zusätzliche Möglichkeit und eine Menge Komfort.
  • Druckaufträge können wie am Multifunktionsgerät bearbeitet werden – nur ein bischen bequemer. Sofern es sich nicht um vertrauliche Dokumente handelt, bietet es sich an auch den Druck von hier zu starten.
  • Wird ein Scan über „Mein Web“ gespeichert, so bietet der WebClient die Möglichkeit, das Dokument herunterzuladen und weiter zu bearbeiten.
  • Mit dem WebClient kann der Anwender – sofern erlaubt – sich selbst verwalten.

Mobility - Print, Scan & Workflows mit dem Smartphone

Der WebClient wurde im responsivem Design erstellt und ist auf Smartphones und Tablets leicht bedienbar.

Mobility Druck:

  • Druckaufträge können treiberlos über eine E-Mail oder einen Upload gedruckt werden.
  • Beim Upload kann dies auch ein Foto sein, das Ad-hoc mit der Kamera erstellt wird.
  • Druckregeln können in den Workfloweinstellungen definiert werden.

Mobility Scan:

  • Dokumente einem Workflow per Smartphone zuführen.
  • Dokumente hochladen oder mit der Kamera erfassen.
  • Nahezu alle Workflow-Funktionen sind nutzbar (z.B. Barcodeerkennung, OCR oder auch Dokumenten-Prüfung).

Neues effizientes Highlight das begeistert:

Ein neues Highlight, das Ihren Arbeitsalltag leichter gestaltet und erheblich Zeit einspart. Denn jetzt können kleine Workflows/Prozesse dargestellt werden, die ein Dokument durchlaufen soll. Ein Musterbeispiel ist das Einscannen von Personalausweisen. Interessante Inhalte werden aus den Dokumenten ausgelesen und als Meta-Daten für weiterführende Systeme  z.B. DMS zur Verfügung gestellt. Dieses Musterbeispiel lässt sich selbstverständlich auf viele weitere Bereiche und Branchen ausweiten.

Musterbeispiel Personalausweise einscannen

Weiterhin verfügt Kyocera Control/IQ4docs über vielfältige Bildoptimierungsoptionen. So wird beispielsweise ein Ausweis in A4 mit Mehrfachscan gescannt, von Kyocera Control/IQ4docs ausgeschnitten, der weiße Rand wird entfernt und das Dokument wird geradegezogen. Fazit: Schief eingescannte Dokumente gehören der Vergangenheit an…

application/pdf KYOCERA_Control.pdf (608,9 kB)